Capítulo 12 - Declaraciones de trabajo para adquisiciones de TI

Las siguientes preguntas ayudarán en la revisión final de la calidad de la declaración de trabajo:

• En general: ¿La SOW define y respalda claramente todos los requisitos de la agencia/proyecto? ¿Es coherente con la definición de requisitos y los documentos de declaración de alcance y DOE incluye tareas específicas, requisitos de estructura de desglose del trabajo, entregables y requisitos de hitos/cronogramas?
• Requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento: ¿Están los requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento completos y adecuadamente detallados, descritos y coherentes con todas las necesidades y requisitos de la agencia/proyecto para motivar la comprensión y el éxito del proveedor? ¿Se incluyen todas las especificaciones, normas y directivas necesarias de seguridad, confidencialidad, accesibilidad, tecnología y/o mejores prácticas de la agencia/VITA/Commonwealth of Virginia/federal?
• Entregables: ¿Todos los entregables requeridos respaldan las necesidades del proyecto? ¿Son necesarios? ¿Se especifican todos los entregables, incluidos el hardware, el software, el diseño/desarrollo, las pruebas, los servicios, los informes, los informes del proyecto, el estado, las métricas, etc., así como cuándo, dónde y cómo deben entregarse? ¿Deben los entregables estar vinculados a los requisitos técnicos, hitos y/o pagos a proveedores? ¿Deberían incluirse retenciones de pago para incentivar al proveedor a cumplir con el cronograma de entregables o hitos, y/o como mitigación por el incumplimiento o la no aceptación general del proyecto?
• Personal clave: ¿El proyecto requiere y DOE el SOW identifique al personal clave o se necesitan otras calificaciones y niveles de personal del proveedor? ¿Se han identificado claramente los puntos de contacto y la información del proyecto, tanto para la agencia como para el proveedor?
• Procesos y recursos: ¿Se han identificado y abordado adecuadamente los procesos comerciales y técnicos, los recursos y/o las instalaciones para garantizar un rendimiento satisfactorio? ¿Son necesarios los planes de procesos de los proveedores para evaluar o medir el rendimiento y el estado de los proveedores?
• Inspección y pruebas: ¿El proyecto justifica la inspección y/o las pruebas? ¿Hemos abordado la necesidad de esto en función de los requisitos técnicos del esfuerzo, las especificaciones de rendimiento, el nivel de cumplimiento y la necesidad de mitigar los riesgos de rendimiento?

• Auditorías de proveedores: ¿Se permitirán las licencias requeridas por los proveedores u otras auditorías de cumplimiento del cliente? y, ¿están incluidos todos los requisitos o restricciones de acceso específicos de su agencia, Commonwealth o VITA para dichas auditorías?
• Aceptación y pruebas: ¿Se incluyen suficientes pruebas y/o criterios de aceptación, incluida la aceptación de los entregables, las pruebas y la aceptación final? ¿Se están utilizando requisitos, métricas y mediciones basados en el rendimiento para esta adquisición y se describen adecuadamente? ¿Es necesario definir si las pruebas o la aceptación deben realizarse en diferentes fases o finalizaciones de subsistemas, antes de la implementación/transición o al final del rendimiento o sobre la base de cada entrega? ¿Son compatibles con los requisitos técnicos y las especificaciones de rendimiento? ¿Quién debe desarrollar los planes de pruebas, realizar las pruebas y verificar los resultados de las pruebas? ¿Cuánto tiempo tendrá la agencia para probar o aprobar los entregables, servicios o soluciones antes de la aceptación final por escrito y se ha incluido el período de tiempo que el proveedor tendrá para subsanar?
• Cronograma del proyecto: ¿El cronograma general del proyecto y/o el cronograma de hitos respaldan los requisitos del proyecto? ¿Son razonables los requisitos para el trabajo que se está realizando? ¿El horario incluye tiempo de inactividad por cambios, problemas imprevistos u otros retrasos en el horario? ¿Cuál es la probabilidad de que se produzca un retraso en la programación debido a problemas de interdependencia, interfaz o conversión? ¿Considera la SOW el aumento de la mano de obra o la producción (y los costos relacionados) para cumplir con un horario no flexible? ¿Necesita la agencia abordar alguna información de urgencia o contingencia relacionada con el cronograma?
• Fiabilidad y mantenibilidad (RAM): ¿Hay requisitos de RAM o soporte logístico integrado o actualizaciones y mejoras? ¿Se han definido adecuadamente estos requisitos y es necesario que incluyan especificaciones de rendimiento?
• Mantenimiento/servicio/formación: ¿Existen requisitos de formación, soporte técnico continuo, garantías ampliadas o especiales, mantenimiento y/o servicio? ¿Se han abordado claramente todas ellas y sus respectivas necesidades de duración y ubicación? ¿Existen conflictos potenciales entre estos requisitos y las ofertas comerciales estándar dentro del área de mercado de este proyecto?
• Revisiones de proyectos y gestión del rendimiento de los proveedores: ¿Son necesarias las revisiones de los programas o la supervisión de los proveedores para supervisar el rendimiento?  ¿Incluye el SOW requisitos suficientes para revisiones periódicas del estado del proyecto, revisiones de diseño o acceso a las instalaciones del proveedor para visitas de supervisión? ¿Existen objetivos de rendimiento y niveles de servicio claros, si es necesario? ¿Establece la SOW incentivos positivos y negativos claros y alcanzables para esos objetivos de rendimiento y niveles de servicio?  ¿Incluye el SOW un requisito para un plan de control de calidad del proveedor y/o un plan de vigilancia de aseguramiento de la calidad para el monitoreo de la agencia? ¿La solicitud aborda la necesidad de un recurso IV&V independiente si se pretende uno?