Capítulo 12 - Declaraciones de trabajo para adquisiciones de TI

12.3.1 Adquisiciones de TI complejas y basadas en soluciones

Las RFP basadas en soluciones piden a los proveedores que propongan una solución empresarial IT a los problemas y requisitos identificados de una agencia. Las RFP basadas en soluciones indican brevemente la necesidad empresarial, describen el problema tecnológico que se va a resolver y/o proporcionan requisitos mínimos de especificación. El uso de RFP basadas en soluciones permite a los proveedores que son expertos en tecnología utilizar su conocimiento del mercado, su creatividad y sus recursos de amplio espectro para proponer soluciones tecnológicas innovadoras y rentables. Las RFP basadas en soluciones pueden solicitar a los proveedores que proporcionen una solución solo para una parte de un problema comercial o que propongan soluciones de tipo conceptual de alto nivel que se evalúan en función de un conjunto detallado de requisitos proporcionados por el proveedor.

Por su naturaleza, las especificaciones y requisitos establecen límites y, por lo tanto, eliminan o restringen los elementos o soluciones disponibles para que el proveedor incluya en su propuesta. Las especificaciones tecnológicas deben redactarse para alentar, no desalentar, la competencia en consonancia con la búsqueda de la economía general para el propósito y la solución tecnológica prevista. De este modo, una agencia es capaz de identificar la solución tecnológica, no un producto o servicio en particular, que mejor satisfaga su necesidad tecnológica o empresarial. Parte del proceso de toma de decisiones sobre cuándo utilizar una adquisición basada en soluciones implica la realización de un análisis de riesgos mediante el cual el equipo del proyecto resuelve las siguientes preguntas:

• ¿Presenta el problema del negocio tecnológico una oportunidad para compartir el riesgo mutuamente beneficioso entre nosotros y un proveedor?
• ¿Qué factores podrían afectar significativamente la probabilidad de completar nuestro proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?
• ¿Es posible evaluar las soluciones propuestas de manera igualitaria?
• ¿Se pueden evaluar las soluciones sobre la base de un análisis del costo total de propiedad que incorpore el costo anticipado de respaldar la solución propuesta y otras opciones financieras?

Al preparar una SOW basada en soluciones, algunos componentes serán diferentes a los de una SOW no basada en soluciones. Un SOW basado en soluciones debe incluir:

• los antecedentes organizativos de la agencia y el entorno empresarial actual,
• Una lista específica de procesos y procedimientos relacionados con el proyecto, mandatos legales o comerciales,
• Cualquier documentación de procedimiento o proceso del proyecto,
• La fuente de financiación del proyecto,
• Una definición clara del entorno técnico actual de la agencia, incluyendo todo el hardware y software actual que se está utilizando, podría utilizarse o debería utilizarse para abordar los requisitos del proyecto.
• Una definición del problema de negocio o tecnología a resolver, pero no una definición de la solución deseada o el problema en términos de una solución deseada.
• Especificaciones que describen las características de un producto, servicio o solución tecnológica que se busca.

Utilice las preguntas de tecnología para impulsar las especificaciones en lugar de incluir requisitos obligatorios en la solicitud. El objetivo es invitar a la máxima competencia razonable al tiempo que se procura la mejor solución tecnológica para la Commonwealth. Plantee preguntas a los proveedores en la solicitud para impulsar los requisitos, tales como: "¿Cuál es el estándar de la industria para este producto y DOE su(s) producto(s) cumple(n) o supera dicho estándar?" Las respuestas definitivas propuestas, tal y como se negociaron, pasarán a formar parte de la SOW final del contrato.