Capítulo 12 - Declaraciones de trabajo para adquisiciones de TI

12.2 Preparación de una declaración de trabajo de TI (SOW) de calidad

Una vez que se complete el alcance del proyecto, el equipo del proyecto construirá el SOW, que es la base para la respuesta a la propuesta de un proveedor y el cumplimiento del contrato. La inclusión de una SOW en la solicitud proporciona a cada proveedor la información a partir de la cual preparar su oferta. Dado que el proveedor ganador ejecutará el contrato siguiendo los requisitos de la SOW, es fundamental incluir y declarar todos los requisitos y expectativas técnicos, funcionales, de rendimiento y de gestión del proyecto de forma clara y sin ambigüedades en la SOW. VITA SCM proporciona una plantilla de SOW y una plantilla de orden de cambio de SOW para que los usuarios autorizados la utilicen al realizar pedidos de un contrato estatal de VITA en esta ubicación en la sección denominada "Herramientas": https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/. Esta plantilla y las instrucciones de este capítulo son recomendaciones de prácticas recomendadas. Puede utilizar la plantilla, la siguiente guía o cualquier combinación, según se adapte mejor al tamaño y la complejidad de su adquisición. IT proyectos que requieran CIO aprobación y/o supervisión VITA deberán seguir los estándares y políticas de gestión de proyectos de la Commonwealth que se proporcionan en esta URL: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

El SOW debe redactarse como un documento conciso y declarativo, ya que es una declaración de los requisitos de la agencia y el compromiso de rendimiento del proveedor. En los SOW no basados en el rendimiento, es posible que se requiera que el proveedor realice el trabajo de una manera específica, utilizando especificaciones detalladas, especificando el personal clave que se proporcionará y los métodos que se utilizarán para los contratos de servicios. Una SOW bien redactada debe:

Ser un documento independiente.
Estar hecho a mano de una manera general a específica.
Ser una ampliación de detalles adaptada a partir de los resultados de la definición de requisitos y la declaración de alcance aprobada, y libre de inconsistencias y/o requisitos contradictorios.
Se puede adaptar individualmente para tener en cuenta el período de rendimiento, los elementos entregables, si los hay, y el grado deseado de flexibilidad de rendimiento.
No repetir material que ya esté incluido en otras partes de la solicitud/contrato.
Describa en detalle lo que el proveedor debe lograr abordando los siguientes cuatro elementos:
- ¿Qué hay que hacer y cuáles son los entregables/hitos?
- Quién va a hacer qué (agencia, proveedor, agente de CoVA de terceros, etc.).
- ¿Cuándo se va a hacer por entregable y/o hito?
- ¿Dónde se hará?
- ¿Cómo se hará y cómo sabrá la agencia cuándo se hará (es decir, las pruebas y la aceptación)?

El contenido y los detalles de la SOW dependerán de la naturaleza de la adquisición y pueden variar desde extremadamente simples (comprar software empaquetado) hasta extremadamente complejos (adquirir una solución o un diseño de sistema). Los detalles de desarrollo de la evaluación de necesidades/definición de requisitos/especificaciones (consulte Capítulo 8) debe duplicarse en determinadas áreas pertinentes de la SOW. Todas las SOW deben incluir como mínimo los siguientes componentes:

Introducción—una descripción general de la contratación.
Fondo—información que ayude a los proveedores a comprender la naturaleza y la historia de la agencia, el proyecto, el público al que se atiende y el propósito de los nuevos requisitos. Cuando corresponda, incluya el entorno tecnológico actual y deseado (arquitectura) y las interfaces con descripciones gráficas y textuales.
Alcance—Resumen de la SOW que relaciona los parámetros y aspectos importantes de los requisitos, extraído de la declaración de alcance.
Directivas aplicables (si los hubiera): documentos de referencia, normas, especificaciones o directivas que sean obligatorias o informativas para la contratación.
Requisitos de rendimiento—Lo que se requiere lograr, los estándares de desempeño y los niveles de calidad aceptables.
Requisitos de entrega—Productos tecnológicos, servicios, software, proyectos y otros informes, pruebas y todos los entregables y requisitos formales que debe presentar el proveedor durante el contrato.
Aseguramiento de la calidad y criterios de aceptación—La aceptación es el proceso formal y escrito de la agencia para reconocer que los entregables cumplen con los requisitos de calidad, cantidad y otros requisitos del contrato aplicables. La aceptación puede o no implicar procesos de aseguramiento de la calidad y, por lo general, precede al pago. Se debe proporcionar el procedimiento para la aceptación formal de cualquier entrega por hitos, así como para la aceptación final.

A continuación se muestra una lista completa que proporciona una selección de consideraciones para el contenido de SOW que van desde adquisiciones simples hasta complejas, desde un solo componente de IT hasta un diseño de sistemas principales. El equipo del proyecto puede extraer recordatorios útiles de esta lista, aunque no todos ellos sean pertinentes para una adquisición en particular. Muchos de los detalles pueden extraerse del documento de definición de requisitos para garantizar la integridad y la precisión.

En función del tamaño, la complejidad, la delegación y los umbrales de aprobación del proyecto, el propietario de la empresa debe garantizar el cumplimiento de los estándares y requisitos de gestión de proyectos de la Commonwealth para la construcción de SOW, que se encuentran en esta URL: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

Introducción	Esta es una descripción general de la contratación.
Fondo	Proporcionar información sobre la agencia, el proyecto/programa y/o los servicios que se ven afectados por esta contratación. Incluya gráficos del entorno del usuario/flujo de información/entorno operativo y empresarial actual.
Declaración de alcance	Retírese de la declaración de alcance preparada en el paso 2 de este proceso.
Resumen técnico, funcional y de rendimiento Objetivo(s)	Proporcione una descripción general de estos objetivos.
Resumen de los datos técnicos, Requisitos funcionales y de rendimiento	Proporcionar una descripción general de estos requisitos, incluyendo todas las soluciones, productos y/o servicios deseados.
Requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento específicos	Los requisitos específicos y detallados deben describirse completamente e incluir la arquitectura operativa deseada de la agencia/entorno de usuario, si se conocen. Si el proveedor proporciona esto como parte de su propuesta, entonces estos requisitos se negociarán y finalizarán como la prueba definitiva de SOW del contrato. Estos incluirían todos los requisitos técnicos y funcionales de todos los programas informáticos y de hardware, de la solución y/o del sistema que se adquieren, e incluirían todos los servicios conexos. Si el desarrollo de requisitos/diseño del sistema es un producto que se puede concretar, se finalizará antes del desarrollo, la implementación y las pruebas finales, y se convertirá en un producto independiente en virtud de la SOW.
Desarrollo de requisitos	Si esto es parte de lo que hará el proveedor, indique e incluya referencias en el cronograma de hitos del proyecto y en la lista de entregables.
Desarrollo personalizado y entorno de sistema de prueba	Igual que el artículo anterior
Diseño de negocio y diseño técnico	Igual que el artículo anterior
Requisitos de interfaz/integración/sistemas heredados	Igual que el artículo anterior. La solicitud debe proporcionar toda la información conocida sobre estos para que los proveedores puedan estimar y proponer un enfoque suficientes, y estos requisitos deben incluirse en el SOW del contrato final, el cronograma de hitos y la lista de entregables.
Conversión de datos	La agencia debe conocer y transmitir la condición de los datos que requieren conversión. Normalmente, puede tratarse de un área de vulnerabilidad de alto riesgo de coste y/o rendimiento.
Lista de materiales	Enumerar todos los componentes de software y hardware y las fechas de entrega previstas.
Ensayo	Incluya los requisitos para cualquier instalación, configuración, sistema, funcional, producto, pruebas beta/de producción y pruebas de aceptación final. Considere detenidamente la duración y el entorno de la prueba para emular una prueba realista.
Criterios de aceptación y procedimientos de aceptación	Incluya criterios de aceptación específicos para todos los entregables, desde los informes en papel hasta la rotación final del sistema. Es aconsejable definir el tiempo de aprobación de la agencia, el tiempo de reenvío del proveedor, etc. Asegúrese de que no se proporcione información contradictoria aquí y/o en el idioma del contrato real.
Proceso de gestión de riesgos	Incluir requisitos/procedimientos escritos para la duración del contrato y mejorar la frecuencia y las áreas de riesgo (costo, cronograma, diseño/desarrollo, interfaz, etc.) para el monitoreo/presentación de informes en función de la complejidad de la adquisición. También es posible que se requieran informes/entregables escritos. El establecimiento de una cuenta de depósito en garantía también puede ser necesario para proteger el uso continuo del software del proveedor en caso de quiebra del proveedor u otro cambio comercial que pueda interrumpir la continuidad del negocio.
Requisitos de control y aseguramiento de la calidad	Describa todos los requisitos para el control de calidad por parte del proveedor, el aseguramiento de la calidad y el seguimiento por parte de la agencia o un recurso independiente de IV&V, incluidos todos los planes requeridos, los informes programados y los detalles sobre cómo y cuándo la captura/validación de métricas. Ver Capítulo 21 de este manual para una discusión completa de la contratación basada en el desempeño y los acuerdos de nivel de servicio.
Configuration/change management/engineering Requisitos de trazabilidad de las decisiones	Describa/enumere todos los esquemas, dibujos de ingeniería, planos, documentos y otros entregables de trazabilidad requeridos para continuar con la independencia operativa de la agencia si es necesario y para capturar la experiencia histórica para referencia futura.
Requisitos de gestión de proyectos	Dependiendo de la complejidad de la contratación, estos requisitos pueden ser simples o severos. Las responsabilidades de gestión de proyectos pueden ser compartidas entre la agencia y el proveedor o realizadas por una sola de las partes; sin embargo, debe decirse claramente. Es posible que se requieran ciertos estándares de gestión de proyectos de la Commonwealth para proyectos importantes y aquellos que requieren supervisión de VITA.
Requisitos de formación y documentación	Puede incluir capacitación fuera del sitio o en el sitio según se adapte mejor al presupuesto de la agencia. Incluya el número de participantes, las ubicaciones, el tipo de capacitación que se llevará a cabo y todos los detalles en cuanto a la capacitación dirigida por el capacitador, la capacitación del capacitador, el aula, la computadora o la web.basado, etc.
Reuniones/revisiones (diseño/estado del proyecto/revisiones)	Utilícelo para el control de proyectos y para mantener la integridad y la responsabilidad del proyecto. El proveedor puede o no estar obligado a asistir; sin embargo, si lo son, incluirán el viaje en su precio. Se aplican las regulaciones diarias del Departamento de Cuentas de Virginia.
Mantenibilidad y confiabilidad y/o requisitos de soporte y mantenimiento	Incluya todos los requisitos de mantenimiento y soporte mientras esté en garantía y para cualquier año fuera según lo presupuestado e incluido en el contrato. Los servicios de soporte relacionados normalmente se basarán en la oferta comercial regular del proveedor, a menos que se negocie lo contrario.
Requisitos de rendimiento/funcionalidad	Incluya el aislamiento de fallos, los parámetros de tolerancia mínima-máxima, el tiempo medio entre fallos, las condiciones ambientales, etc. Las expectativas de nivel de servicio y los incentivos para cumplirlas pueden incluirse y supervisarse, para el pago completo o establecer reducciones porcentuales al proveedor, según sea necesario para fomentar el rendimiento exitoso.
Entregables del contrato	Enumere todo el hardware, software, sistema/solución y entregables en papel, como planes de QA/QC, planes de control de configuración, planes de prueba, planes/informes de IV&V, informes de estado mensuales, planes de evaluación de riesgos, planes de proyectos/hitos, GANTT, etc. Incluya la fecha de vencimiento, la cantidad, cualquier formato requerido, medios (papel, electrónico, CD, DVD, etc.), a su vencimiento, a quién/dónde para la presentación, días que la agencia tiene que revisar/aceptar.
Normas/especificaciones/directivas	Incluya todos los estándares requeridos por la agencia /VITA/ COVA / federal, comercial o industrial, para el proceso SEI IT accesibilidad /508 cumplimiento, HIPAA, medio ambiente, empaque, tamaño, formato, etc., y especifique si estos están disponibles para su visualización o incluidos como archivos adjuntos. Asegúrese de incluir dibujos o especificaciones de referencia, glosario de términos técnicos, organigramas, etc. Asegúrese de no pasar por alto ni excluir los estándares relevantes de la Commonwealth que se encuentran en esta URL: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-normas/
Disposiciones gubernamentales o de proveedores	Especificar el equipo, las instalaciones, los materiales y los recursos que el Estado Libre Asociado proporcionará al proveedor o viceversa para la ejecución del contrato. Incluya las fechas de entrega, los requisitos de transmisión y los procedimientos de devolución.
Requisitos del cronograma del proyecto/período de ejecución	Proporcionar un plazo general y un cronograma de hitos (o solicitar uno propuesto a los proveedores que se incluirá en cualquier contrato resultante) con fechas esperadas o definidas (calendario o "días después de la adjudicación"). Lleve la planificación del proyecto y los hitos al nivel más bajo para supervisar mejor el estado del rendimiento. Tenga en cuenta las dependencias del proyecto que puedan afectar a los hitos y al cronograma general.
Lugar de cumplimiento	Si no es la ubicación del proveedor, indique las ubicaciones y el porcentaje de tiempo en las instalaciones externas; Incluir la asistencia a reuniones para el proveedor. Si la actuación se lleva a cabo en VITA u otra ubicación de usuario autorizado, sea específico en las expectativas de asistencia, verificaciones de antecedentes, acceso a la oficina, etc.
Necesidades de personal especial/clave	Si hay un requisito en la solicitud para que el proveedor proporcione currículums del personal clave, estas personas pueden ser nombradas en el SOW negociado final con un requisito de aprobación por escrito de la agencia para cualquier reemplazo durante el plazo del contrato. Incluya todo este lenguaje en la solicitud. Si cierto personal es clave para el éxito del proyecto, nómbralo específicamente y designa cómo será reemplazado y cuándo si abandona el proyecto por cualquier motivo.
Tipo de precio	Identificar que el rendimiento se basará en el tiempo y el material y/o el precio fijo; sin embargo, la lista de precios real será una prueba independiente del contrato.
Punto(s) técnico(s) de contacto	Proporcionar los nombres y la información de contacto de los gerentes de proyecto y/o representantes técnicos designados, actualizando mediante modificación del contrato según sea necesario durante la ejecución del contrato.
Cualquier requisito especial de garantía	Asegúrese de que estos no dupliquen los términos generales de la garantía colocados en otra parte del documento del contrato.
Requisitos de seguridad y/o acceso	Incluya todos los requisitos de acceso físico y acceso a datos (impresos y electrónicos) de la agencia/VITA/Commonwealth y de alojamiento. Los requisitos de seguridad de VITA se encuentran en este sitio web: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-Políticas-Estándares/ y debe incluirse una referencia a ella en la SOW, si procede a la contratación IT . El diálogo con sus representantes de VITA AITR/Project Management al respecto es crucial para cumplir con cualquiera de estos requisitos.
Requisitos de supervisión de la nube empresarial (ECOS)	Verifique el contrato estatal de VITA que se utiliza para emitir esta SOW. Si es no un contrato de servicios en la nube o software como servicio (SaaS) y DOE no incluir los términos requeridos de Cloud/SaaS, o si el alcance del contrato DOE no autorizar y el Lista de productos DOE no incluyen productos SaaS, contacto scminfo@vita.virginia.gov antes de seguir adelante para determinar los próximos pasos. Si el contrato DOE incluir los términos requeridos de Cloud/SaaS, póngase en contacto con enterpriseservices@vita.virginia.gov para determinar si el producto SaaS en particular ha sido aprobado ECOS o no y para determinar los próximos pasos.

Capítulo actual: Capítulo 12 - Declaraciones de trabajo para IT adquisiciones
Anterior < | > Siguiente

Capítulo 11 - IT Planificación de Adquisiciones y Abastecimiento Estratégico < | > Capítulo 13 - El IT Equipo del Proyecto de Adquisiciones

Busque en el manual por palabras clave o términos comunes.