Capítulo 11 - Planificación de adquisiciones de TI y aprovisionamiento estratégico

Paso 

Acción 

1 . 

Desarrollar y acordar los requisitos de productos, servicios y/o soluciones. 

2 . 

Utilice los documentos y plantillas de solicitud aprobados, como se explica en Capítulo 24, RFP y negociaciones competitivas, y Capítulo 25, IT Formación de contratos. 

3 . 

Establecer criterios de evaluación que proporcionen definiciones claras y concisas para cada criterio. 

4 . 

Desarrollar un plan de puntuación detallado que explique cómo se evaluarán las propuestas y proporcione el significado específico de la metodología de puntuación. 

5 . 

Determine si se justifica una conferencia de pre-licitadores/pre-propuestas. 

6 . 

Identifique los principales hitos y entregables del proyecto e identifique los hitos logísticos clave que pueden afectar a la competencia. Determine si los pagos a los proveedores deben estar vinculados a los principales hitos o entregables y si se requiere alguna retención antes de la aceptación final. 

7 . 

Identifique si hay otras interdependencias relacionadas con el proyecto que puedan afectar el cronograma del proyecto. 

8 . 

Discuta qué tipo de contrato es apropiado o si se necesita un contrato especializado y los términos y condiciones específicos. Para las adquisiciones en la nube/SaaS, consulte la Lista de verificación de procedimientos de ECOS para solicitudes y contratos de soluciones en la nube para obtener información adicional y el lenguaje de solicitud recomendado aquí: Herramientas de adquisición | Agencia de IT de Virginia 

Independientemente del monto, si la adquisición involucra una solución fuera de las instalaciones (alojada en la nube), las agencias deben seguir las Proceso de Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS) y Flujo de trabajo de políticas de terceros. El proveedor deberá completar una evaluación de seguridad del servicio en la nube y ser aprobada por ECOS, a través de una solicitud de trabajo 1-003, y se deben incluir términos y condiciones especiales de los servicios en la nube en el contrato antes de la adjudicación. 

Los Requisitos Contractuales Mínimos de VITA para Proyectos Tecnológicos "Importantes" y Adquisiciones Delegadas identifican términos y condiciones específicos para las adquisiciones delegadas por agencias y aquellas que requieren la aprobación del CIO y se pueden encontrar en el sitio web de VITA aquí: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ .

9 . 

Identifique o determine qué niveles de servicio basados en el negocio se necesitan para desarrollar un contrato basado en el rendimiento y aplique los remedios deseados. 

10 . 

Desarrollar un plan de gestión del cambio para gestionar las expectativas y las comunicaciones. 

11 . 

Cree un paquete de solicitud de propuesta/invitación a licitar, incluidas las especificaciones adjuntas, diagramas, etc. 

12 . 

Obtener cualquier revisión y/o aprobación necesaria (es decir, legal, CIO, PMD) antes de la publicación de la solicitud.