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Función de adquisición
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Responsabilidades
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Líder de adquisiciones de agencias/especialista en abastecimiento
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- Conocer el alcance del trabajo y los objetivos técnicos y comerciales del proyecto.
- Determine si VITA tiene un contrato de IT estatal que satisfaga la necesidad IT del negocio, eliminando así un nuevo proceso de adquisición.
- Desarrollar la metodología y el marco del plan de adquisiciones.
- Defina y asigne roles y responsabilidades durante la duración del proceso de adquisición a cada miembro del equipo.
- Actuar como punto de contacto único (SPOC) para el equipo; el equipo de evaluación, si es de un grupo diferente; comité directivo, si corresponde; supervisión de proveedores y procesos de adquisición.
- Coordinar y participar en la evaluación de todos los riesgos potenciales del proyecto e incluir los métodos de mitigación y el lenguaje de RFP/contrato con las partes interesadas apropiadas; es decir, propietario de un negocio, gerente de proyecto, oficial de seguridad de la información, analista de presupuesto.
- Participar con el equipo en el establecimiento de criterios de evaluación bien definidos.
- Participe con el equipo para desarrollar un plan de puntuación claro y conciso.
- Elija el mejor tipo de contrato para el éxito del proyecto.
- Obtener y mantener todos los acuerdos de confidencialidad / no divulgación de los miembros del equipo, expertos en la materia y equipo de evaluación, si es un grupo diferente.
- Preparar documentos de RFP/solicitud y evaluación. Los especialistas en abastecimiento de VITA deben utilizar plantillas de VITA.
- Presidir la conferencia de licitadores/pre-propuestas, si se lleva a cabo.
- Publique los documentos de solicitud y responda a las preguntas de los proveedores.
- Obtener aclaraciones de las propuestas de los proveedores si es necesario.
- Junto con el equipo, participe en demostraciones de productos de proveedores y presentaciones orales, si se llevan a cabo.
- Proporcionar y mantener el control de la información de precios de los proponentes.
- Participar y liderar evaluaciones de propuestas y negociaciones de contratos.
- Servir como presidente del equipo de evaluación.
- Revisar y aprobar la recomendación de evaluación.
- Ayudar a adaptar el contrato a las necesidades únicas del proyecto.
- Proteja y gestione la integridad del proyecto y la capacidad de realizar el trabajo.
- Proteger y gestionar la relación con los posibles proveedores.
- Garantizar la integridad general del proceso de contratación mediante una competencia justa y abierta.
- Coordinar la revisión legal y/o del CIO y la aprobación de la documentación de adquisiciones requerida antes de la publicación/ejecución.
- Adjudicación y post contrato.
- Asegúrese de que el expediente de adquisición esté completo.
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Dueño de negocio
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- Definir los requisitos.
- Defina el presupuesto, el cronograma solicitado y otras posibles restricciones.
- Asegurarse de que la adquisición se alinee con los planes estratégicos IT de la agencia y del Commonwealth.
- Definir las condiciones de cumplimiento, satisfacción y aceptación final.
- Identifique las necesidades del negocio, tales como:
- Demostraciones
- Pruebas de adhesión/aceptación
- Niveles de servicio
- Hitos / Condiciones de pago
- estándares y certificaciones técnicas y profesionales requeridas por el proveedor (agencia, VITA, Commonwealth, federal, etc.)
- Apoyar las negociaciones para garantizar que el contrato final respalde las necesidades comerciales y los requisitos de la agencia.
- Servir en el equipo de evaluación para evaluar las respuestas de los proveedores.
- Coordinar la participación de VITA PMD y el proceso de aprobación de PGR.
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Oficial de Seguridad de la Información de la Agencia o AITR
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- Asegúrese de que la solicitud incluya todos los requisitos apropiados de la agencia y de la política de seguridad de VITA, incluido ECOS, si la adquisición es o puede ser una solución basada en la nube.
- Colaborar con las partes interesadas de seguridad de SPOC y VITA y ECOS.
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Experto en la materia (SME)
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- Poseer competencias y/o conocimientos técnicos especializados, específicos de la industria, de los productos básicos o de los servicios para el proyecto.
- Puede ser un miembro del equipo o un recurso del equipo.
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Consultor externo
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- Consultor externo con competencia y/o conocimientos técnicos, específicos de la industria, de los productos básicos o de los servicios que no estén disponibles en un recurso interno.
- Proporcionar asesoramiento o asistencia a los miembros del equipo de abastecimiento.
- Funciona como un recurso sin derecho a voto para el equipo de abastecimiento.
- Se prohíbe beneficiarse del resultado de cualquier laudo o participar en la preparación de la solicitud.
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Miembros del equipo de evaluación
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- Personas designadas/responsables de hacer la recomendación de premios.
- El equipo del proyecto de adquisiciones/equipo de evaluación suele estar integrado por un representante de la agencia (propietario de la empresa), PYME, y está dirigido por el jefe de adquisiciones/especialista en abastecimiento de la agencia.
- Cada miembro participa para proporcionar información comercial, legal, técnica y financiera de acuerdo con su área de especialización. Los miembros solo evalúan su área de especialización según lo asignado.
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Punto de contacto único (SPOC)
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- El especialista en adquisiciones/abastecimiento de la agencia cumple esta función. (Consulte las responsabilidades de los roles más arriba).
- ¿Es el recurso designado para las comunicaciones con los proveedores y todos los demás durante el proceso de solicitud?
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