Solicitud de acceso a registros (FOIA)

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos.
• Tiene derecho a solicitar una estimación de los cargos de los registros solicitados por adelantado.
• Si cree que hubo una violación de sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA. También puede comunicarse con el Consejo Asesor de Libertad de Información (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) para una opinión consultiva no vinculante.

Pida los registros o documentos existentes.
La FOIA proporciona acceso a los registros, no para que los organismos públicos respondan preguntas sobre su trabajo. Tampoco requiere crear un registro que no existe. Véase Va. Código § 2.2-3704(D).

Háganos saber en qué formato le gustaría recibir los registros.
VITA trabajará con usted para proporcionar registros electrónicos en un formato utilizado por VITA en el curso regular de los negocios. Por ejemplo, si solicita registros mantenidos en una hoja de cálculo de Excel, puede optar por recibir un documento de Excel, otro formato fácilmente disponible, como CSV o PDF, o una copia impresa. Tenga en cuenta que es probable que la impresión y el suministro de copias impresas de los registros mantenidos en formato electrónico generen costos.

Es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted.
Hacer una solicitud de FOIA no debe ser un proceso contencioso, y preferimos resolver su solicitud de una manera mutuamente aceptable. Es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando. Aclarar una solicitud también puede ayudar a evitar incurrir en costos innecesarios. Cuando haya realizado una solicitud de registros de gran tamaño, intentaremos llegar a un acuerdo con usted sobre una respuesta.

Cómo solicitar registros de VITA.
La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni es necesario que declare específicamente que está solicitando registros bajo la FOIA. Sin embargo, una solicitud por escrito crea un registro de su solicitud con una declaración clara de los registros que está solicitando para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. También facilita el contacto con usted. Le recomendamos que solicite los registros por escrito, enviando un correo electrónico a la dirección FOIA de VITA.

Identifique los registros que está buscando con "especificidad razonable".
Este estándar de sentido común requiere que usted sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.  Tenga en cuenta que es más probable que las solicitudes amplias incurran en costos sustanciales y reales para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Véase Va. Código §§ 2.2-3704(F) y (H).

Para solicitar registros de VITA o si tiene preguntas, comuníquese con nuestro oficial de FOIA, Joshua Heslinga.

La mejor manera de solicitar registros es por correo electrónico a FOIA@vita.virginia.gov, Pero también puede comunicarse con nosotros por teléfono al (804) 510-7288, o por correo a:

Agencia de Tecnologías de la Información de Virginia
ATTN: Oficial de FOIA
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. Póngase en contacto con el personal del Consejo en foiacouncil@dls.virginia.gov o por teléfono al (804) 698-1810. Puede enviar comentarios públicos al Consejo de la FOIA a través del Formulario de comentarios públicos de la FOIA. 

VITA debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción.
El período de cinco días comienza el día hábil posterior a la recepción de su solicitud y no incluye fines de semana ni días festivos.

La razón detrás de una solicitud de registros públicos de VITA es irrelevante.
Las responsabilidades de VITA al responder a su solicitud son las mismas, independientemente del motivo de su solicitud. Sin embargo, la FOIA establece que un organismo público puede exigir a los solicitantes que proporcionen su nombre y dirección legal. Véase Va. Código § 2.2-3704(A).

Hay cinco tipos generales de respuestas a solicitudes de FOIA.
Si VITA es el custodio de los registros solicitados, la FOIA requiere que VITA haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días. Véase Va. Código § 2.2-3704(B):

1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad
2. Retenemos todos los registros que ha solicitado porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si retenemos todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros retenidos e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
3. Proporcionamos parte de la información solicitada, pero retenemos otra información. Dependiendo de las circunstancias, podemos redactar parte de un registro que puede ser retenido y proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener algunos o todos los registros solicitados.
4. Los registros solicitados no se han podido encontrar o no existen. Si sabemos o entendemos que otra agencia tiene los registros solicitados, nuestra respuesta incluirá la información de contacto de esa agencia.
5. Si en la práctica no es posible que VITA responda a su solicitud en el plazo de cinco días, debemos indicarlo por escrito y explicar los motivos. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un 12 días hábiles completos para responder a su solicitud.

Si una solicitud debe dirigirse a otra agencia, por ejemplo, porque VITA no es el custodio de los registros solicitados, identificaremos a la otra agencia y proporcionaremos información de contacto.

VITA puede trabajar con usted o solicitar al tribunal un tiempo de respuesta adicional.
Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, haremos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de ir a la corte para solicitar más tiempo.

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados.

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia. La decisión de formular tales cargos se deja a la discreción del organismo público.

Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a VITA.
La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluye elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar y revisar los registros solicitados, los costos de copia y cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales. Véase Va. Código § 2.2-3704(F). 

VITA evalúa si se debe cobrar solicitud por solicitud.  Los cargos que VITA evalúa se basan en el tiempo que el personal de VITA dedica a la solicitud, como el tiempo que revisa y redacta los registros.  La tarifa por hora que VITA aplica a dichos cargos por tiempo es de $45por hora, que se estableció en 2021 sobre la base del salario de entonces (sin incluir los beneficios) del personal de VITA FOIA y no se ha aumentado desde entonces.

Es posible que deba pagar un depósito.
Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo que transcurre entre el momento en que solicitamos un depósito y el momento en que usted responde. Véase Va. Código § 2.2-3704(H).

Puede solicitar que calculemos los cargos antes de que VITA cumpla con su solicitud.
Esto le permitirá conocer los costos estimados por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados. Véase Va. Código § 2.2-3704(F). 

El pago vence al recibir los registros.
También puede pagar por adelantado. Si usted debe dinero a VITA de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, es posible que le solicitemos el pago de la factura vencida antes de procesar y responder a su nueva solicitud FOIA. Véase Va. Código § 2.2-3704(I).

Si no está seguro de si VITA tiene los registros que busca, comuníquese con nuestro oficial de FOIA en FOIA@vita.virginia.gov. La siguiente es una descripción general de los tipos de registros en poder de VITA:

• Políticas, estándares, directrices y otras publicaciones de VITA
• Registros relativos a empleados y funcionarios de VITA
• Contrataciones realizadas por VITA para bienes y servicios de tecnología de la información
• Contratos informáticos que VITA ha suscrito o gestiona
• Registros relacionados con el desempeño de VITA de sus otras responsabilidades estatutarias

Tenga en cuenta que VITA es responsable de buscar y producir solo sus propios registros en respuesta a las solicitudes de FOIA. Las solicitudes de FOIA para los registros de otras agencias deben dirigirse a esas agencias.  Aunque VITA proporciona infraestructura tecnológica a la que otras agencias transfieren datos, VITA no es el custodio de esos registros y no puede cumplir con las solicitudes de FOIA para esas entidades. Véase Va. Código § 2.2-3704(J); Virginia. Código § 42.1-85(B).

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. Por lo general, VITA retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Expedientes de personal. Véase Va. Código § 2.2-3705.1(1).
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente o producto del trabajo del abogado. Véase Va. Código §§ 2.2-3705.1(2) y (3).
• Software de información propiedad del proveedor. Véase Va. Código § 2.2-3705.1(6).
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación del contrato. Véase Va. Código § 2.2-3705.1(12) & § 2.2-4342.
• Registros que describan o se relacionen con la seguridad informática y el control de acceso. Véase Va. Código § 2.2-3705.2(2).
• Registros relacionados con amenazas, vulnerabilidades o planes de seguridad de ciberseguridad, cuya divulgación pondría en peligro la seguridad. Véase Va. Código § 2.2-3705.2(14).
• Registros relacionados con transacciones de contratación realizadas de conformidad con la Ley de Contratación Pública de Virginia. Véase Va. Código § 2.2-4342.

Además, la FOIA no requiere que las agencias proporcionen registros en respuesta a una solicitud de personas encarceladas o comprometidas civilmente. Véase Va. Código § 2.2-3703(C).

Para comentar sobre la calidad de la asistencia que le brinda VITA, utilice el formulario de comentarios públicos en línea en el sitio web del Consejo Asesor de Libertad de Información.