Empoderar a la Commonwealth para que logre más a través de tecnología innovadora, eficiente y segura
Programa de Telecomunicaciones de Próxima Generación de VITA
VITA está en proceso de lanzar el nuevo y mejorado sistema de gestión de gastos de telecomunicaciones de próxima generación (NextGen TEMS). El NextGen TEMS reemplazará el actual sistema de facturación de gastos de telecomunicaciones (TEBS) y proporcionará mejoras esenciales a nuestros servicios de telecomunicaciones.
Hemos identificado una forma más eficiente, eficaz e innovadora de mejorar los servicios de VITA, al tiempo que añadimos nuevas funcionalidades para mejorar la experiencia de nuestros clientes. Los objetivos del proyecto incluyen:
- Siguiente nivel de prestación moderna, eficiente y eficaz de servicios de telecomunicaciones gestionados
- Proporcionar un nivel de transparencia de consumo y costos que actualmente no está disponible en TEBS
- Sistema de informes con capacidades de desglose personalizables
- Información y procesos que permiten a las agencias optimizar el consumo y el costo de las telecomunicaciones
- Mejorar la experiencia del cliente
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Consulte a continuación las actualizaciones, la capacitación, los videos informativos y las preguntas frecuentes.
Mejorar la experiencia del cliente
La adquisición, los servicios y la gestión de gastos de telecomunicaciones son soluciones críticas de las que dependen nuestros socios de agencias para servir a los ciudadanos del Estado Libre Asociado y cumplir con sus objetivos de misión crítica. NextGen TEMS promueve una mayor eficiencia, transparencia, mejora la prestación de servicios, la presentación de informes y busca mejorar la experiencia del cliente.
Obtenga más información haciendo clic en las pestañas y vuelva a consultar con frecuencia las actualizaciones del proyecto.
Próximamente - Formación TEMS NextGen
En noviembre de 2023se llevaron a cabo oportunidades de capacitación y demostración sobre la aplicación NextGen TEMS. Se impartirá formación adicional antes de la puesta en marcha del nuevo sistema. Continúe visitando esta página para ver anuncios y vea los videos a continuación y lea nuestras preguntas frecuentes (FAQ) para obtener una descripción general del proyecto.
Funcionalidad clave para los clientes
Calero.com proporcionará a los clientes de NextGen TEMS formación en funcionalidades clave:
- Los informes se amplían significativamente mediante el uso de PowerBI y los informes estándar
- Pedido de servicios y dispositivos del catálogo
- La refacturación es una función personalizada que se ha creado específicamente para VITA y nuestros clientes
- Resolución de disputas con proveedores y transportistas, respaldada por Calero.com
Presentaciones de reuniones y resúmenes de proyectos
Las siguientes son presentaciones y resúmenes de proyectos que se han compartido con varios puntos de venta de clientes. Vuelva a consultar los nuevos materiales.
- Actualización del programa NextGen TEMS - (Reunión de la AITR el 2023de septiembre)
¡Añade nuestro correo electrónico a tus contactos!
VITA se compromete a garantizar el éxito de nuestros clientes y a ayudar a todos a realizar una transición exitosa al TEMS NextGen. Un recurso esencial para los clientes es el uso de agentes de cambio para proporcionar apoyo, información y ayudar a facilitar la retroalimentación para el equipo del proyecto VITA. Estos agentes de cambio se reúnen mensualmente y tienen un chat regular de Teams en el que proporcionan comentarios y comparten información inmediatamente con el equipo. Los administradores de cuentas de clientes (CAM) de VITA se encuentran entre los agentes de cambio disponibles para ayudar a los clientes a obtener más información sobre el TEMS NextGen. Por favor, añada nuestro correo electrónico del proyecto NextGen TEMS a sus contactos: NEXTGENTEMS@vita.virginia.gov, para recibir comunicaciones futuras, invitaciones a reuniones, información de capacitación y para obtener detalles a medida que nos acercamos a la fecha de puesta en marcha del nuevo sistema Calero.
Se ha rescindido la orden de congelación de TEBS
Se rescinde la congelación de pedidos del sistema de facturación de gastos de telecomunicaciones (TEBS). La congelación estaba planeada originalmente para el 13 de noviembre de 30de 2023. Los clientes deben: Continúe realizando pedidos hasta que se anuncie una nueva fecha de congelación. Enviaremos comunicaciones de seguimiento con las nuevas fechas de congelación y, si es necesario, cualquier información adicional sobre el lanzamiento de TEMS tan pronto como estén disponibles nuevos desarrollos. Si tiene alguna pregunta, por favor Póngase en contacto con su gestor de cuentas de cliente (CAM).
Preguntas Frecuentes (FAQs)
Las telecomunicaciones son un área de servicio clave para VITA, pero el sistema TEBS actual de VITA carece de las capacidades de datos y generación de informes que VITA necesita para administrar su negocio de telecomunicaciones de manera efectiva y eficiente.
VITA se centra en el futuro, y así nació el camino para NextGen TEMS. Con una entrega más eficiente y efectiva de TEMS, VITA permitirá a sus clientes cumplir sus respectivas misiones de servir a la gente de la Mancomunidad de Virginia.
Grupos identificados que se verán afectados:
- Agencias y localidades: El nuevo TEMS ofrecerá a nuestros clientes de agencias y localidades mejoras en la contratación, la gestión de la facturación y el proceso de refacturación. Estos cambios permitirán una mejor interfaz, un mayor análisis y la capacidad de obtener más información sobre los gastos de telecomunicaciones del cliente.
- Proveedores: El TEMS permitirá una adquisición y facturación más ágiles y sencillas. El moderno sistema garantizará que los proveedores puedan seguir prestando servicios a la Commonwealth mientras disfrutan de una mayor eficiencia.
- Personal de VITA: El liderazgo de VITA y los gerentes de departamento están trabajando para definir roles y responsabilidades mientras implementan cambios para garantizar que el personal de VITA esté alineado con los nuevos sistemas y procesos.
VITA se asoció con KPMG hace más de un año para comenzar la investigación, las evaluaciones y las recomendaciones para actualizar el sistema actual de facturación y gastos de telecomunicaciones (TEBS) para brindar un mejor servicio a nuestros clientes.
Los datos muestran claramente que pasar a la próxima generación de TEMS, con servicios gestionados por Calero.com, fue la mejor opción para proporcionar muchas actualizaciones y capacidades que actualmente no tenemos con TEBS.
El equipo de gestión del cambio de VITA participa activamente en este proyecto y se asegurará de que todos los grupos afectados por esta actualización reciban comunicaciones oportunas. Evaluarán los cambios en los grupos de clientes, cómo los cambios pueden afectarlos y desarrollarán programas de capacitación y documentación que ayudarán a todos los afectados a navegar los próximos cambios en la fuerza laboral.
TEBS - Nuestro sistema actual, el sistema de facturación y gastos de telecomunicaciones (TEBS)
- Atiende a más de 800 clientes estatales y locales, incluidas instituciones de educación superior
- Tiene limitaciones de capacidad y generación de informes
- Carece de las capacidades del sistema para rendir al nivel que VITA desea.
- El sistema se acerca al final de su vida útil
TEMS - Sistema de gestión de gastos de telecomunicaciones (TEMS) de última generación
- Continuar sirviendo a más de 800 clientes estatales y locales, incluidas las instituciones de educación superior
- Siguiente nivel de prestación moderna, eficiente y eficaz de servicios de telecomunicaciones gestionados
- Proporcionar un nivel de transparencia que actualmente no está disponible en TEBS
- Sistema de informes con capacidades de desglose personalizables
- Información que permite a las agencias optimizar el consumo y los costos de las telecomunicaciones
- Mejorar la experiencia del cliente
VITA se compromete a garantizar el éxito de nuestros clientes y a ayudar a todos a realizar una transición exitosa al TEMS NextGen. Por favor, suscríbase a nuestra lista de correo y añada nuestro correo electrónico del proyecto NextGen TEMS a sus contactos: NEXTGENTEMS@vita.virginia.gov, para recibir futuras comunicaciones, invitaciones a reuniones, información de capacitación y para obtener detalles a medida que nos acercamos a la fecha de puesta en marcha del nuevo sistema Calero.