Capítulo 8 - Descripción de la necesidad - Especificaciones y requisitos

8.9.7 Asistencia de proveedores o posibles proveedores en la elaboración de especificaciones o requisitos de contratación

Un proveedor potencial o existente puede proporcionar asistencia técnica a una agencia de forma gratuita en la elaboración de especificaciones o requisitos de contratación. Sin embargo, una agencia no puede aceptar una oferta o propuesta o adjudicar un contrato a un proveedor que haya recibido una compensación de la agencia para que preste asistencia en la preparación de las especificaciones en las que se basa la solicitud o el contrato. Un proveedor que asiste a una agencia en el desarrollo de especificaciones o requisitos no puede revelar a ningún proveedor potencial que planee presentar una oferta o propuesta información sobre la contratación que no esté disponible para el público. Además, el proveedor que haya prestado dichos servicios de desarrollo a cambio de una remuneración no podrá ser un subcontratista o socio del proveedor al que se haya adjudicado el contrato ni de ninguno de los subcontratistas o socios de ese proveedor, por muy alejados que sean. Cualquier contratista independiente empleado o pagado de otra manera por una agencia para diseñar un proyecto, desarrollar un alcance de trabajo, escribir especificaciones o definir los requisitos del contrato tampoco es elegible para competir o recibir el contrato resultante.

Las especificaciones o requisitos pueden proporcionarse a los posibles proveedores para que formulen comentarios y opiniones antes de que se emita la solicitud. Las agencias del Commonwealth deben aprovechar la experiencia de los proveedores para comprender el mercado de un bien IT o servicio en particular. Los proveedores pueden proporcionar información útil a la agencia mediante la identificación de características restrictivas o propietarias incluidas en las especificaciones o requisitos que podrían ser impugnadas por otros proveedores potenciales, causando retrasos y/o cancelaciones. Los proveedores también pueden ayudar a la Commonwealth a comprender lo que los usuarios finales realmente necesitan para lograr los procesos comerciales deseados, cuáles son las mejores prácticas comerciales y gubernamentales en un área IT particular y quiénes son los expertos en el mercado para una solución técnica en particular.

La sección 2.2-4373 del Código de Virginia establece lo siguiente: "Participación en la preparación de ofertas; Limitación de la presentación de ofertas para la misma contratación. Ninguna persona que, a cambio de una remuneración, prepare una invitación a licitar o una solicitud de propuesta para o en nombre de un organismo público podrá (i) presentar una oferta o propuesta para esa contratación o cualquier parte de la misma o (ii) revelar a cualquier licitador u oferente información relativa a la contratación que no esté disponible para el público. Sin embargo, un organismo público podrá permitir que esa persona presente una oferta o propuesta para esa contratación o cualquier parte de la misma si el organismo público determina que la exclusión de la persona limitaría el número de posibles licitadores u oferentes calificados de manera contraria a los mejores intereses del organismo público".