34.4 Llevar a cabo el cierre del contrato
34.4.7 Pago final
Para todas las agencias, el pago final del contrato debe ser el último paso en el proceso de cierre. Es posible que esto no sea factible para los contratos estatales de VITA en los que las agencias compran a través de órdenes de compra individuales a través de eVA y cuando el plazo de una orden de compra se extiende más allá de la fecha de finalización del contrato. Sin embargo, el administrador del contrato VITA debe confirmar con el proveedor que no hay pagos atrasados adeudados por ninguna agencia. Si los hay, el administrador del contrato VITA debe solicitar el cierre en nombre del proveedor.
El administrador del contrato debe revisar el contrato (o la orden de compra) para detectar cualquier obligación de reducción, retención, costo compartido o cuota compartida y confirmar que no hay incentivos o penalizaciones por rendimiento pendientes para garantizar que los ajustes o compensaciones relacionados se incluyan en la factura final, por acuerdo mutuo del proveedor.
No se debe realizar el pago final al proveedor si el proveedor se retrasa en la presentación de cualquier entregable o informe requerido contractualmente, o hasta que todas las partes interesadas correspondientes hayan firmado todos los informes de cierre aplicables. Además, es posible que el administrador del contrato desee confirmar con los subcontratistas que el proveedor (contratista principal) les ha pagado por todo el trabajo realizado y facturado hasta la fecha antes de la liberación del pago final.
En caso de que haya alguna disputa de contacto pendiente en el momento del cierre del contrato, de acuerdo con § 2.2-4363 del Código de Virginia, cualquier reclamo contractual relacionado, ya sea por dinero u otra compensación, deberá ser presentado por el proveedor por escrito a la Commonwealth (agencia) a más tardar 60 días después de que se haya realizado el pago final al proveedor; Sin embargo, se debe notificar por escrito a la agencia la intención del proveedor de presentar dicha reclamación en el momento de la ocurrencia o el comienzo del trabajo en el que se basa la reclamación. El administrador del contrato facilitará el cierre de la misma.
Es fundamental que esta fase se acelere para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de pago previstos en el Código de Virginia, Secciones § 2.2-4347 a § 2.2-4354.
El proveedor debe firmar un acuse de recibo para validar que el pago final ha sido facturado y recibido. De lo contrario, el proveedor debe adjuntar una factura final al acuse de recibo. El administrador del contrato enviará el acuse de recibo y la factura a través del proceso de aprobación apropiado, luego a la oficina de pago de la agencia correspondiente para el pago y supervisará hasta que la oficina pagadora reconozca el pago final y lo confirme mediante un recibo firmado por el proveedor.
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