Capítulo 32 - Procedimientos de protesta

32.6.1 Responsabilidades de la agencia de compras

La agencia de compras debe:

• Acuse de recibo de la protesta.
• Distribuir toda la correspondencia relacionada con la protesta a todas las partes.
• Revise inmediatamente los hechos del proceso de solicitud:
• Entrevistar a todos los participantes en el proceso de solicitud y adjudicación.
• Revisar minuciosamente toda la documentación del expediente de contratación.
• Analice las preocupaciones planteadas en la protesta y determine si se han planteado cuestiones válidas.
• Determinar si la adjudicación del contrato se realizó de conformidad con los términos y condiciones de la solicitud, así como con el Código de Virginia.
• Determinar si el proceso de solicitud en sí se manejó de manera adecuada, precisa y profesional, lo que reflejó equidad, objetividad e igualdad de acceso a los participantes.
• Determinar si las decisiones y acciones de adjudicación se documentaron adecuadamente en el expediente de adquisiciones.
• Determine si es probable que la agencia prevalezca si el proveedor que protesta presenta un litigio. Evalúe el riesgo y las responsabilidades potenciales y determine los resultados más probables. 
• Proporcionar al proveedor protestante una respuesta por escrito que indique si la agencia ha determinado si la protesta es válida o inválida dentro de los diez días posteriores a la recepción de la protesta. La decisión de la agencia de compras será definitiva a menos que el proveedor inicie acciones legales según lo dispuesto en el 2.2-4364 del Código de Virginia.
• Tomar medidas inmediatas para corregir la situación si se determina que la agencia de compras está en error o que no se siguieron los términos y condiciones de la solicitud. 
• Mantener un archivo oficial de protesta que incluya copias de todos los documentos relacionados con la protesta.
• Coordinar con todas las partes para programar cualquier conferencia o reunión de protesta, incluida la distribución de notificaciones oficiales de dichas reuniones. 
• Administrar la investigación y responder oportunamente a cualquier solicitud de FOIA recibida junto con la protesta.
• Llevar a cabo una evaluación de las lecciones aprendidas o un informe del proceso de solicitud y la decisión de adjudicación. Después de que las lecciones aprendidas se documenten y se coloquen en el archivo de protestas de la agencia, la agencia debe trabajar para hacer cambios en sus procedimientos o procesos actuales que puedan impedir protestas similares en el futuro.