Capítulo 25 - Formación de contratos de TI

25.8.22 Precios de TI

Si bien las obligaciones del proveedor IT para con la agencia pueden ser complejas, la obligación principal de la agencia es simple. La agencia paga al proveedor por sus IT servicios o productos. Los contratos de desarrollo de sistemas son tradicionalmente para proyectos grandes y complejos y suelen ser para pagos a cuenta. Una agencia puede gestionar el riesgo de estos proyectos pagando en incrementos en función de los hitos del proyecto, o reteniendo una parte de la tarifa hasta que la agencia considere que el software/sistema es aceptable. Con el fin de trabajar dentro de estas limitaciones, los proveedores de IT dividen cada vez más los proyectos en partes más pequeñas, cubriendo períodos de tiempo más cortos. Es posible que las agencias deseen evaluar si sería más beneficioso pagar una cantidad mayor por los servicios del proveedor en la implementación del software, en lugar de por la licencia de software en sí.

Los acuerdos de licencia de software pueden requerir pagos únicos o pagos recurrentes, dependiendo de si la licencia de software se considera una suscripción o "pagada". Las aplicaciones, el servicio/alojamiento y el software como servicio normalmente se basan en suscripción. Las tarifas dependen del uso y se pueden cobrar mensual o anualmente. Las tarifas de mantenimiento son recurrentes independientemente de si la licencia subyacente se paga una sola vez o es una suscripción continua, y pueden incluir cargos adicionales por hora. El precio de mantenimiento debe basarse en el precio real pagado por el software después de todos los descuentos y negociaciones, en lugar del precio de lista, que generalmente será significativamente más alto. IT acuerdos comúnmente enumeran el monto de los honorarios y la forma de pago en un anexo (anexo) al contrato. El contrato puede establecer que los montos establecidos en el cronograma serán efectivos durante el plazo base después de que se firme el contrato. Si la agencia está de acuerdo con cualquier aumento, debe limitarse a un porcentaje fijo bajo o a un porcentaje basado en los índices de inflación publicados, como el Índice de Precios al Consumidor. Este es el texto de la plantilla de contrato "Solución" de VITA:

"Como contraprestación por la Solución y cualquier producto y servicio adicional proporcionado en virtud del presente, un Usuario Autorizado deberá pagar al Proveedor las tarifas establecidas en el Anexo B, que enumera todas y cada una de las tarifas y cargos. Las tarifas y los descuentos asociados serán aplicables durante toda la vigencia de este Contrato; siempre que, sin embargo, en el caso de que las tarifas o descuentos se apliquen por cualquier período inferior a todo el plazo, el Proveedor acepta que no aumentará las tarifas más de una vez durante cualquier período de doce (12) meses, comenzando al final del primer año (1). Ningún aumento de este tipo excederá el menor de los tres por ciento (3%) o el aumento anual en el Índice de Precios al Consumidor para Todos los Consumidores Urbanos (IPC-U), el promedio de la ciudad de EE. UU., Todos los artículos, no ajustados estacionalmente, según lo publicado por la Oficina de Estadísticas Laborales del Departamento de Trabajo (http://www.bls.gov/cpi/home.htm), para la fecha de vigencia del aumento en comparación con el mismo índice un (1) año antes. Cualquier cambio en el precio se presentará por escrito de acuerdo con lo anterior y no entrará en vigencia hasta sesenta (60) días después. El Proveedor se compromete a ofrecer reducciones de precios para garantizar el cumplimiento de la Sección de Precios Competitivos".

La agencia debe exigir un aviso adecuado de cualquier aumento de precios para que la agencia pueda reemplazar al proveedor si considera que el precio es demasiado alto. La agencia también puede querer incluir una cláusula general del siguiente tenor: "Para todos los servicios que el Proveedor realiza para la Agencia, el Proveedor cobrará solo las cantidades que sean razonables y habituales. El Proveedor no cobrará a la Agencia más por dicho servicio que los cargos estándar del Proveedor por servicios similares para otros clientes".

La primera frase anterior exige precios justos. La agencia querrá obtener cotizaciones de otros proveedores para asegurarse de que los precios solicitados por el proveedor sean justos. La segunda oración es una cláusula de fijación de precios de la nación más favorecida y favorece a la agencia. Normalmente, solo las agencias que se encuentran en la mejor posición de negociación podrán obtener dicha cláusula. Con el fin de hacer cumplir esta cláusula, una agencia querría tener el derecho de inspeccionar los libros y registros del proveedor.

Una cláusula más fácil de negociar podría ser una que le dé a una agencia el beneficio de cualquier mejor oferta que el proveedor pueda hacer a cualquier otro organismo público en el Commonwealth. Aquí hay una cláusula en este sentido: "El Proveedor acepta que si se hace alguna oferta o se celebra un acuerdo por parte del Proveedor con cualquier otro organismo público de la Commonwealth para programas sustancialmente similares en un volumen sustancialmente similar a un precio menor que el precio para la Agencia reflejado en este Acuerdo, entonces el precio reflejado en este Acuerdo se reducirá al precio ofrecido a dicho organismo público".