Capítulo 24 - Solicitudes de propuestas y negociaciones competitivas

24.8.1 Conferencia previa a la presentación de propuestas

Cuando el PPT elige llevar a cabo una conferencia previa a la propuesta o teleconferencia, esta se lleva a cabo antes de la fecha de vencimiento de la propuesta. La conferencia está abierta a todos los proveedores. Se recomienda que una conferencia previa a la propuesta no se designe como obligatoria a menos que sea absolutamente crítica, ya que puede desalentar a los proveedores de responder a la RFP. Las conferencias pueden celebrarse en persona en un lugar seleccionado o llevarse a cabo a través de teleconferencia u otras tecnologías de reuniones disponibles que sean accesibles para todos los proveedores interesados. El SPOC programa y coordina cualquier conferencia previa a la propuesta. La invitación a la conferencia previa a la propuesta puede limitar el número de asistentes por proveedor. Los miembros del PPT acuerdan roles específicos para responder a las preguntas durante la conferencia.

• SPOC: El SPOC puede solicitar que los proveedores presenten preguntas escritas al menos tres días hábiles antes de la conferencia previa a la propuesta. El SPOC se pondrá en contacto con los miembros del PPT y obtendrá respuestas a todas las preguntas presentadas para su presentación en la conferencia previa a la propuesta. El SPOC adoptará las disposiciones necesarias para acoger y dirigirá la conferencia previa a la propuesta.
• Pymes y propietarios de empresas: Las pymes y los propietarios de empresas responderán a las preguntas presentadas por los proveedores por escrito a través del SPOC de manera oportuna durante el período de publicación.
• Proveedores: Los proveedores deben notificar al SPOC de su intención de asistir y enviar preguntas antes de asistir a la conferencia. Cuando corresponda, el entregable es una conferencia previa a la propuesta completada, en la que todos los proveedores reciben respuestas documentadas a todas las preguntas presentadas.
• PPT: El PPT debe hacer todo lo posible para crear un campo de juego nivelado para todos los proveedores al proporcionar un acceso equitativo a la información. El PPT debe aprovechar la conferencia previa a la presentación de propuestas para reforzar la importancia del SPOC durante todo el proceso de adquisición.