Capítulo 20 - Contratos conjuntos, cooperativos y de GSA

20.1.9 Adjudicación y administración de contratos

Una vez que se ha tomado la decisión de adjudicar un contrato de IT conjunto y/o cooperativo, la agencia principal debe hacer lo siguiente:

• Notificar a los miembros participantes de la adjudicación y proporcionar copias electrónicas de todo el contrato.

• Proporcionar directrices escritas para la administración de contratos y la gestión de contratos.

• Mantener una lista de todos los usuarios autorizados del contrato.

• Las controversias contractuales relativas a una orden de compra determinada deben ser tramitadas por el miembro conjunto y/o cooperante afectado, y las relativas al contrato en su conjunto por la entidad gubernamental principal.

• Establecer un sistema de informes sobre el rendimiento de los proveedores para que todos los miembros informen y supervisen el rendimiento de los proveedores de forma periódica. Muchos organismos públicos tienen requisitos de presentación de informes adicionales, incluidos los informes legales (es decir, informes de subcontratistas SWaM y no SWaM) identificados en el contrato.

• Exigir al proveedor que proporcione informes periódicos de ventas por contrato. La agencia contratante principal debe obtener un informe de compras por volumen durante el plazo del contrato del proveedor antes de la expiración del contrato o la acción de renovación. Estos datos se pueden utilizar para respaldar el uso estimado para la próxima licitación o al evaluar los ajustes de precios solicitados por el contratista.

• Invitar a los miembros participantes a comentar sobre las extensiones, renovaciones y enmiendas de contrato propuestas.

• Negocie descuentos más profundos en función del volumen de ventas proyectado o si las compras reales superan las estimaciones.

• Proporcione suficiente tiempo para obtener contratos de reemplazo.