Capítulo 2 - ¿En qué se diferencia la adquisición de tecnología de la información?

El Estado Libre Asociado depende cada vez más de los datos, sistemas y comunicaciones que brindan información y servicios a sus ciudadanos y partes interesadas, incluidos los sistemas que integran y comparten datos con otras agencias federales, estatales y locales.

Nuestra dependencia de la tecnología requiere que los profesionales de compras utilicen procesos eficientes y repetibles de compras y relacionados con proyectos que cumplan con la VPPA; mejores prácticas de la industria; Seguridad de la Commonwealth, privacidad de datos, gestión de proyectos y otras normas técnicas; y que el análisis y la mitigación cuidadosos y rápidos de los riesgos tecnológicos se consideren cuidadosamente mientras se mantienen dentro del presupuesto y el plan estratégico de tecnología del Commonwealth.

El aumento en el valor de IT significa un aumento correspondiente en el riesgo para el Estado Libre Asociado y los servicios que proporciona a sus ciudadanos. Los profesionales de compras de la Commonwealth IT deben evaluar estos riesgos y adaptar las estrategias y los resultados de IT de la agencia para que coincidan con los objetivos comerciales. IT profesionales de compras están experimentando cambios fundamentales en sus roles y responsabilidades, pasando de compradores de productos básicos a negociadores y de colocadores de pedidos transaccionales a gerentes de soluciones IT estratégicas.

VITAproceso de adquisición de tecnología abarca mucho más que el abastecimiento y la compra de bienes y servicios IT . Incluye la planificación; el desarrollo de requisitos; cumplimiento de las normas o reglamentos tecnológicos federales y de la Commonwealth, evaluando los factores de riesgo; preparar los documentos de solicitud, evaluación, adjudicación y contrato; aprobación, aceptación formal y recepción de los entregables; pago; Seguimiento y disposición de inventario y gestión del rendimiento y cumplimiento de los proveedores después de la adjudicación. Independientemente de si el producto o servicio tecnológico requerido es adquirido por la agencia bajo su autoridad delegada, comprado a través de un contrato estatal o adquirido por VITA, el flujo de trabajo es esencialmente el mismo. Estas son algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de realizar cualquier compra de tecnología:

• Identificar las necesidades del negocio tecnológico y los productos, servicios o soluciones tecnológicas que mejor satisfagan esas necesidades, al tiempo que determina la contención de los costos del ciclo de vida y se alinea con el plan estratégico IT de la agencia.
• Determine los requisitos técnicos, funcionales y de rendimiento del propietario de la empresa, y determine cómo se pueden lograr estos objetivos a través de una adquisición estructurada. Esto requerirá que el personal de compras de la agencia o el personal de VITA se reúna con las partes interesadas para ayudar a identificar las necesidades, elaborar los requisitos y proponer las soluciones tecnológicas disponibles.
• Desarrollar especificaciones que describan las características del producto, servicio o solución tecnológica que se busca. Se debe tener en cuenta la idoneidad del producto o sistema y la rentabilidad general, además de la aceptabilidad y el precio. Por su naturaleza, las especificaciones establecen límites y, por lo tanto, eliminan o restringen a los proveedores la propuesta de soluciones alternativas. La redacción de especificaciones tecnológicas requiere un equilibrio entre la inclusión de suficientes detalles para garantizar respuestas apropiadas de los proveedores y el fomento, no el desaliento, de la competencia. El objetivo es invitar a la máxima competencia razonable al tiempo que se procura la solución tecnológica de mejor valor para la Commonwealth.
• Busque ofertas, propuestas o cotizaciones de precios de una serie de proveedores potenciales, teniendo cuidado de cumplir con los mínimos establecidos por la Ley de Contratación Pública de Virginia, reservados para pequeñas empresas y este manual.
• Evaluar las ofertas o propuestas para determinar la economía general para el uso previsto y el ciclo de vida de la tecnología, el producto, la solución o los servicios.
• Desarrollar un contrato de tecnología de bajo riesgo, legalmente sólido y suficiente de acuerdo con la Ley de Contratación Pública de Virginia y este manual para proteger la Commonwealth y sus activos y datos.
• Recibir/probar el producto, solución o servicio tecnológico y verificar que cumple con los requisitos del contrato y proporciona la solución tecnológica prevista antes de la aceptación formal y el pago.