Procesos de actualización de ITSP
Hay tres tipos de actualizaciones del Plan Estratégico de TI (ITSP) que se producen:
- Actualización del presupuesto bienal que se produce cada 2 años;
- Actualizaciones del ciclo presupuestario que sincronizan el plan estratégico con los paquetes de decisiones presupuestarias, el Presupuesto del Gobernador y la Ley de Asignaciones aprobada; y
- Actualizaciones ad hoc que se producen como resultado de un requerimiento comercial urgente inmediato.
Las siguientes tres cajas de acordeón contienen flujos detallados del proceso de actualización de ITSP junto con las explicaciones correspondientes de los pasos del proceso.
La redacción del ITSP es un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de negocio y TI dentro de la agencia. No se puede redactar sin la participación y el aporte de ambas partes. La tecnología de la información respalda la misión, las metas y los objetivos de la empresa, y un ITSP bien redactado demuestra esta conexión en dos secciones: la sección de resumen de TI y el apéndice A.
El propósito de la sección de resumen de TI es proporcionar una visión de las inversiones en tecnología de la información de la agencia en toda la agencia, así como en toda la empresa, y explicar cómo estas inversiones respaldan las metas y objetivos comerciales del Estado de Virginia, según lo establecido por el Gobernador, el Plan Estratégico de Tecnología de la Información del Estado de Virginia, y la agencia. Está organizado en cuatro secciones:
- Estado actual de las inversiones operativas en TI y cuestiones relacionadas;
- Factores que afectan a la TI actual desde fuentes externas;
- los cambios propuestos en las inversiones en tecnología de la información y el estado deseado de la cartera de inversiones en tecnología de la información de la agencia; y
- Inversiones de TI de la agencia.
La información proporcionada en estas secciones proporciona una oportunidad para que la agencia identifique sus desafíos de TI impulsados interna y externamente y para identificar soluciones que, cuando se implementen, lograrán el estado de TI futuro deseado por la agencia. La agencia también debe proporcionar un resumen de la inversión financiera requerida para implementar sus estrategias de TI, así como un costo total de propiedad para la tecnología de la información.
En el apéndice A del plan estratégico del organismo se enumeran todas las inversiones propuestas en tecnología de la información, que consisten en nuevas iniciativas de tecnología de la información, iniciativas activas de tecnología de la información para las que ya se han asignado fondos o se necesitan fondos para el próximo bienio, junto con la inversión financiera necesaria asociada a esas iniciativas. En el apéndice, las inversiones en TI se identifican como proyectos o adquisiciones y están alineadas con las áreas de servicio a las que dan soporte. El Resumen de Tecnología de la Información debe explicar cómo las inversiones en TI registradas en el Apéndice A respaldan las metas y objetivos comerciales tanto de la agencia como del Estado de Virginia y cómo estas inversiones moverán a la agencia de su estado actual a su estado futuro objetivo, tanto desde una perspectiva comercial como de TI.
El ciclo de planificación del presupuesto bienal es un proceso continuo. En la primavera de un año calendario impar (por ejemplo, 2021), antes del comienzo del próximo bienio (es decir, año calendario par), se revisarán y actualizarán los planes estratégicos y de las zonas de servicios del organismo.
- Abril - Mayo: Los planes se presentarán para respaldar las presentaciones del presupuesto base en agosto.
- Septiembre: Habrá una oportunidad para actualizar los planes para apoyar la presentación de paquetes de decisiones presupuestarias.
- Enero: Los planes se actualizarán en función del presupuesto propuesto por el gobernador.
- De abril a mayo: Los planes se someterán a una actualización final después de que se haya finalizado el presupuesto.
Dado que las actividades de cualquier organización pueden cambiar en función de una serie de factores internos o externos, a lo largo del bienio habrá oportunidades para reajustar los planes de los organismos y las zonas de servicios de acuerdo con las demandas cambiantes.
Haga clic en los enlaces a continuación para obtener información detallada sobre cada paso en el proceso de actualizaciones del ITSP del presupuesto bienal:
El calendario anual de planificación de eventos comienza en la primavera, cuando los organismos preparan su área de servicio y sus planes estratégicos para el próximo bienio. Estos planes se utilizarán para crear y respaldar el presupuesto base de la organización. Las fechas en el Calendario de Planificación Anual pueden variar en función de factores tales como:
- Prórroga del período de sesiones de la Asamblea General
- Enmiendas del Gobernador en la reanudación de la sesión
- Vetos del gobernador
Una vez que se han elaborado los planes estratégicos y de área de servicios iniciales para el nuevo bienio, se pueden mantener simplemente mediante un proceso cíclico y volver a presentarlos con cada actualización necesaria.
Haga clic en los enlaces a continuación para obtener información detallada sobre cada paso en el proceso de actualizaciones de ITSP del ciclo presupuestario:
- Paso 1a: Decisiones presupuestarias de TI
- Paso 1b: Preparación / Actualización del ITSP
- Paso 2: Revisión de la gobernanza de las decisiones presupuestarias
- Paso 3: Revisión de C-Suite
- Paso 4: Recomendación de presupuesto de TI para su aprobación
- Paso 5: Aprobación del presupuesto
- Paso 6: Actualizar los ITSP
Las actualizaciones ad hoc del plan estratégico de TI de una agencia pueden ocurrir en cualquier momento del ciclo presupuestario. Una agencia puede decidir que es necesario un cambio en el plan estratégico de TI debido a:
- Un cambio en los requisitos del negocio
- un cambio en el alcance del proyecto, el cronograma o el presupuesto planificado para las inversiones existentes
- una emergencia de algún tipo (por ejemplo, un desastre natural)
Los cambios ad hoc en un plan estratégico de TI deben ser aprobados por el Director de Información de la Mancomunidad de Virginia (COV CIO) y se producen en la herramienta de la cartera de tecnología de la Mancomunidad conocida como CTP. El ITSP actualizado se publicará en el sitio web de VITA.
Haga clic en los enlaces a continuación para obtener información detallada sobre cada paso: